Processen

Allerede fra de første projektidéer er det vigtigt at gøre sig det klart, hvordan borgerne inddrages optimalt i alle projektets faser.

Hele processen skal på sigt bæres fra bunden, men styres fra toppen.

Ofte er det formålstjenligt at ligge hele den påtænkte proces åbent ud og tidligt informere om idéerne og projektet. Det kræver tilstedeværelse ved såvel borgermøder og interessegruppe/foreningsmøder, samtidigt med at man selv arrangerer informations- og beslutningsmøder i lokalområdet.

Tiden mellem møderne er også vigtigt for at få interessenterne til at tage ejerskab. Her kan projektet med fordel kontakte centrale aktører og interessenter og opfordre til, at de indgår aktivt i projektet, eksempelvis ved at indgå i arbejdsgrupper.

Der findes ingen færdigudviklet opskrift på, hvordan borgerinddragelse kommer til at fungere i praksis.

Erfaringer fra blandt andet Samsø peger dog på en række områder, som det er nødvendigt at tage højde for – lige fra den spæde idéudviklingsfase videre op igennem alle projektets faser.



Kommunikationen

Et af de helt centrale temaer når det handler om succesfuld borger involvering er, at kommunikationen skal være klar.

Folk skal kunne forstå baggrunden og hvad der sker.
Derfor er der brug for klare mål og budskaber.

Eksempelvis var 100% på 10 år en melding på Samsø, der var forståelig og til at forholde sig til.

Det er vigtigt at være offensiv og komme tidligt ud med saglig information om det kommende projekt for at undgå misforståelser samt for at de forskellige parters forventninger bliver afstemt.

Samtidigt skal der opbygges netværk og en kommunikationsplatform, således at projektet aktivt kan markedsføres i lokalområdet og i folks bevidsthed. Planen skal indeholde overvejelser om hvilke interessenter, der skal kontaktes, hvordan og hvornår, samt hvilke informationskanaler og medier, der skal benyttes.

Oftest benyttes lokale aviser og kommunens hjemmeside til at gøre opmærksom på eksempelvis borgermøder, men nye sociale medier som Facebook og Twitter giver muligheder for at nå ud til bredere grupper i lokalområdet.

En anden mulighed er at indrykke debatoplæg eller lignende i lokale medier for at være med til at sætte informationen i forståelige rammer.

Timingen

For at kommunikationen kommer til at fungere optimalt er det altafgørende, at den bliver styret og at timingen er rigtig igennem hele projektforløbet..

En forkert timet pressemeddelelse eller anden information kan medføre store protester og modvilje mod projektet.

Derfor er det vigtigt detaljeret at overveje, hvem der skal involveres, hvad der skal kommunikeres ud til lokalbefolkningen og ikke mindst hvornår informationerne skal ud.



Inden mødet

Borgermøder er traditionelt præget af en lille men trofast skare af aktive og engagerede borgere, der tropper op hver gang, der indkaldes til møde. For at nå ud til bredere befolkningsgrupper er det vigtigt, at projektteamet er proaktivt fra starten.

Overvej hvilke nøglepersoner der skal kontaktes, og hvilke strategiske alliancer der med fordel kan indgås? Nøglepersoner sidder ofte inde med megen vigtig viden om bl.a. den lokale mødekultur, samt hvilke personer og grupperinger der er vigtige at få i tale.

Her kan det være en god idé at udvælge møder i eksisterende netværk og foreninger i lokalområdet for hurtigt at komme direkte i kontakt med borgerne og præsentere projektidéerne der.

Afhængig af projektets karakter kan det overvejes, om der inden mødet skal rundsendes invitationer og evt. stemmes dørklokker for at mobilisere lokalbefolkningen.

Det er vigtigt, at være velforberedt inden mødet. Mulige scenarier for hvad der kan ske på mødet, skal gennemtænkes, samtidigt med at opstille succeskriterier for hvad der konkret skal opnås.

Det gode møde

Et godt borgermøde er karakteriseret ved, at alle parter føler, de får noget med hjem. Borgerne skal særligt opleve, at de er blevet informeret og hørt i en dialog mellem de forskellige parter.

For at det skal lykkes kræver det en god styring, og at der afsættes rigelig tid af til mødet. Det vil ofte være en god idé at benytte en uvildig mødeleder til at planlægge og styre mødet og få gang i dialogen

Allerede fra starten skal de forskellige interessenter præsenteres, og rollefordelingerne skal klart fremgå. En massiv deltagelse fra myndigheder og kommuner kan være med til at signalere, at borgernes meninger tages alvorligt, og at de vil tage faglig og politisk stilling til borgernes spørgsmål.

Et varieret program, der veksler mellem faglige indslag, respons fra publikum samt diskussioner og snak i mindre grupper, er med til at holde deltagerne ved ilden og få etableret en konstruktiv dialog. Her har mødelederen en vigtig rolle i forhold til at opsummere, hvad der diskuteres og besluttes, for så til sidst at afrunde mødet.

Sørg for at mødet bliver dokumenteret bedst muligt, og at der bliver taget referat af mødet, som eventuelt siden kan rundsendes til mødedeltagerne


Mellem møderne

I mange tilfælde er det nødvendig at afholde mange møder, ofte af forskellig karakter; generelle informationsmøder, møder med de enkelte interessenter samt møder, hvor der skal nedsættes arbejdsgrupper og tages beslutninger.

Tiden mellem møderne er særdeles afgørende for at folk tager ejerskab for projektet. Her kan projektet med fordel kontakte centrale aktører og interessenter for at opdrage dem til at de indgår aktivt i projektet, eksempelvis at indgå i arbejdsgrupper.

Kunsten er at stå i kulissen og samtidig være med til at promovere fremdriften i at organisere og inddrage borgerne.


Ud og Se

Store infrastrukturprojekter, som for eksempel opsætning af vindmøller eller etablering af et biogasanlæg bliver ofte mødt med modstand.

En del af modstanden bunder i frygt for støjgener, lugte eller forøget trafik. Alt sammen noget, der meget vel kan have sin rigtighed, men en del af modstanden bygger ofte på forestillinger og myter, som at biogas altid lugter og at møller altid larmer for meget.

For at være med til at afdramatisere sådanne forestillinger, kan det være en god ide på et tidspunkt i projektforløbet, at vise ting frem og at arrangere busture for alle interesserede til lignende projekter.

Det vil give borgerne mulighed for selv at få syn for sagn samt for at høre andres erfaringer, der har været igennem alle processerne. Turen vil dermed være med til at skabe et fælles referencepunkt for kommende diskussioner.

Derudover er transporttiden en oplagt mulighed for at bringe forskellige interessenter (borgere, politikere, embedsmænd, investorer) sammen og måske endda for at afholde rullende borgermøder til og fra besøgsstedet.